La dematerializzazione dei documenti sanitari: criticita' e prospettive

OBIETTIVI: La gestione documentale e la dematerializzazione sono regolate da specifiche norme nazionali ed internazionali, da integrarsi di volta in volta con le norme nazionali generali e con l’esistente normativa clinico-sanitaria ed amministrativa. Per poter avviare la gestione documentale interamente digitale in ambito sanitario, per ogni tipo di documento da trattare – sia esso documento, atto, parere, referto, iconografia- è necessario aver chiari la valenza organizzativa/operativa/funzionale, gli elementi essenziali ed i valori giuridico e medico-legale, anche partendo dall’analogico per arrivare al digitale. La differenza fra banca di dati a fini clinici ed archivio legale deve essere ben chiara e definita, affinché archiviazione e conservazione sostitutiva possano essere implementate e governate in modo legale. Infatti sarebbe del tutto inutile avviare un sistema complesso di creazione, firma e consegna della documentazione, senza provvedere anche al suo mantenimento nel tempo così come previsto dalla normativa vigente. MATERIALI: Il trasferimento dei documenti all’interno e all’esterno della Struttura sanitaria deve ottemperare alle regole di sicurezza, di riservatezza previste dalla normativa vigente; tutte le attività di dematerializzazione (creazione, firma, archiviazione e conservazione, esibizione del documento informatico) rientrano nelle attività previste dall’art. 4, co. 1, lett. a) del D.Lgs n. 196/03 – Codice in materia di protezione dei dati personali. Pertanto on questa norma ci si deve assolutamente allineare, soprattutto perché spesso il trattamento riguarda dati personali idonei a rivelare lo stato di salute del paziente afferente la Struttura sanitaria, per il trattamento dei quali è necessario prestare la massima diligenza, garantendo il più affidabile controllo. Gli aspetti di sicurezza sono non trascurabili. In particolare va tenuta in stretto controllo la gestione degli orologi del sistema e il tracciamento di tutte le attività effettuate. RIASSUNTO: Il responsabile del processo di conservazione è una figura nuova i cui compiti possono essere ricavati da una lettura dell’art. 5 della Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004 n. 11. Tale responsabile è coordinatore, sviluppatore e supervisore dei processi di conservazione digitale a norma. Deve avere competenze informatiche. Il direttore sanitario (DS) – responsabile tra l’altro della conservazione della documentazione sanitaria – è identificato pienamente con tale figura professionale. CONCLUSIONI: Il DS non potrà non avere competenze in materia informatica per ottemperare pienamente ai requisiti imposti dalla nuova normativa. Sarà quindi necessario e irrinunciabile ripensare a dei percorsi formativi in tale senso.